Teoretycznie nie są potrzebne do tego jakieś specjalne narzędzia, dziś bez problemu kupimy w sklepie papierniczym planner, czy kalendarz. Niektórzy lubią pisać ręcznie, daje im to czas na zastanowienie i pomaga się skoncentrować. Słowem, żeby planować, wystarczy kartka i ołówek. Najważniejsze to robić plany oraz harmonogramy budowy i konsekwentnie je realizować. Dzięki temu unikniemy sytuacji, kiedy niewykonane zadania zaczną piętrzyć się i doprowadzą do katastrofy. Dzięki dobremu zarządzaniu zadaniami, z szacunkiem dla wymienionych wyżej rodzajów czasu, zapobiegniemy też przemęczeniu i wypaleniu. Plan można przygotowywać pod koniec dnia, na kolejny dzień pracy. Mając już wiedzę o tym, co udało się zrobić, jakie nowe zadania pojawiły się na horyzoncie, możemy je dobrze poukładać w czasie. Ale co wtedy, jeśli okaże się, że zadań jest tak wiele, że z pewnością nie starczy nam doby, a przecież czas na wypoczynek to w naszym codziennym planie obowiązkowy punkt? Zdarza się też, że mamy idealny plan, który nagle rozbija jeden telefon i coś trzeba zrobić na już, odpowiedzieć na pilne zapotrzebowania. Ważnym elementem skutecznego działania i również skutecznego planowania jest umiejętność priorytetyzowania, czyli określania, które zadania są najważniejsze, a które mniej ważne i z konieczności odłożone, nie spowodują katastrofy. W priorytetyzowaniu pomóc może zasada Pareto. Otóż pod koniec XIX wieku ten włoski ekonomista stwierdził, że 20% ludzi mieszkańców Europy posiada 80% dóbr. Te proporcje da się przełożyć na zadania. Jeśli się dobrze przyjrzeć, prawdopodobnie około 20% wykonywanej pracy, zadań, które realizujesz, ma wpływ na 80% sukcesu, czyli osiągnięcie najważniejszych celów. Skoro tak, powinniśmy popatrzeć krytycznie na nasz harmonogram budowy i zdecydowanie odnaleźć te najważniejsze 20%, by zacząć od nich, poświęcić im najwięcej energii, a dopiero potem przejść do mniej istotnych działań.